Sistemas de Gestão Documental

 

A Gestão Documental é um processo cada vez mais importante em qualquer empresa, sendo essencial ao bom desempenho de uma instituição e um reflexo da sua organização interna. A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, torna fácil a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização física e dificulta o controlo dos fluxos de informação. As mais valias que um Sistema de Gestão Documental trará à sua empresa são incontáveis,  o acesso facilitado à informação, comodamente através do seu browser, velocidade de consulta são apenas duas das inúmeras vantajens que irá obter com um sistema de gestão documental.

Permite às empresas a gestão de toda a informação não estruturada (documentos), factor decisivo para o seu negócio e que implementa conceitos como:

Desmaterialização de documentos
Digitalização dos documentos em formato papel, produzindo documentos electrónicos que são classificados e disponibilizados de acordo com um determinado critério.

Normalização
A gestão documental permite a normalização de todos os tipos de documentos da empresa, das entidades internas e externas e uniformização de processos utilizando sempre os mesmos procedimentos

Indexação
Catalogação e classificação dos documentos electrónicos. Esta fase é em tudo equivalente ao processo de arquivo físico, retirando os benefícios dos sistemas de informação de forma a garantir a gestão integrada do arquivo físico e electrónico

Workflow
Definição dos vários estados pelos os quais um documento passa, incluindo publicação, aprovação, distribuição e circulação ou arquivo e possibilitando o controlo dos fluxos de circulação de documentos.

Pesquisa
Implementação de um motor de busca capaz de realizar OCRs sobre os documentos digitalizados, permitindo localizar e disponibilizar imediatamente um documento, quando necessário e em qualquer lugar

Redução de Custos
Com a utilização de uma solução de gestão documental advém a redução do custo de cópias, aumento de produtividade na procura e no reencaminhamento de documentos e redução do espaço de arquivo

A Gravidade Zero implementa vários sistemas open source de gestão documental, onde se destaca o KTDMS - KnowledgeTree

 
  
 
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